Organisation entreprise

La mise en place de règles, l'organisation de votre entreprise, les procédures ou processus à suivre par chaque salarié, en fonction de ses attributions propres est indispensable pour s’assurer, outre le respect des diverses obligations  légales,  la  pérennité de la société.

Dans les petites entreprises, le temps consacré à ces approches est malheureusement trop souvent réduit à de simples principes d’évidence. A l’inverse, lorsque sont appliquées des méthodes dupliquées de sociétés plus importantes, nous constatons que l’ effet produit est contraire à celui escompté de part leur lourdeur, leur  caractère souvent abscon et leur  incapacité à cerner efficacement et simplement les axes forts de l’entreprise.

L’organisation d’une entreprise, d’une association ou de toute autre forme de production doit tout d’abord partir de l’existant ou du projet escompté pour ensuite extrapoler les axes forts des processus qui régiront son fonctionnement. Ne pas suivre cet ordre peut rapidement conduire l’entreprise à manquer de dynamisme et de réactivité ; données essentielles de son développement.

Les missions proposées sont regroupées en trois phases majeures que nous avons subdivisées en actions spécifiques dans un but didactique sans que ces dernières  soient exhaustives.

Connaitre l’existant et l’améliorer

• Rédaction des procédures en vigueur par interview des personnes concernées ( service expédition, facturation, encaissement, comptabilisation, trésorerie…..),
• Analyse des procédures constatées pour mettre en évidence les insuffisances, manquements ou redondances dans un souci constant de traçabilité des actifs de l’entreprise et d’efficacité du personnel
• Présentation  des suggestions d’amélioration avec un souci constant:
  - Respect des objectifs assignés par la direction
  - Respect des critères spécifiques ( techniques ou autres) de l’entreprise

Tout en veillant à ne pas créer de lourdeur préjudiciable à la réalisation des objectifs recherchés

Mise en œuvre et formation

• Rédaction des nouvelles procédures après accord de la direction et concertation avec les techniciens impliqués dans le projet ( informatique ou autres ),
• Formation du personnel au nouvel environnement par des séances ciblées, concrètes et interactives,
• Mise en œuvre du nouveau processus par les salariés assorti d’un accompagnement sur une période de rodage assortie de séances de débriefing pour une meilleure assimilation,
• Communication des procédures auprès  d’intervenants extérieurs ( Commissaire aux comptes, …) pour une meilleure . « notation » de la société vis-à-vis de ses tiers partenaires.

Contrôles et ajustements

• S’assurer de la correcte mise en place des nouveaux référentiels à intervalles variables par sondage ou autres moyens pertinents,
• Exploiter les indicateurs de contrôle mise en place,
• Ajuster si nécessaire certains éléments pour une meilleure efficience ou sécurité et de manière générale, ne pas hésiter à reprendre une analyse globale en cas de changements importants dans l’environnement de la société ( croissance forte de l’activité ( interne ou externe) ; adjonction de nouveaux métiers, externalisation de certaines fonctions…..).

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